1. Jedným z najväčších zabijakov produktivity je rozptýlenie. E-maily, telefóny, ľudia pri vašich dverách atď.. Ak práve vykonávate naliehavú úlohu, zatvorte dvere svojej kancelárie či pracovne, vypnite na určitý čas telefón (aspoň zvuky) a doprajte si potrebnú dávku nerušeného času!
2. To, že pri danej úlohe strávite niekoľko hodín ešte nezaručuje, že dosiahnete najlepší výsledok. Ak presne determinujete svoj cieľ, to čo chcete prostredníctvom danej aktivity dosiahnuť, budete si môcť zorganizovať efektívny plán, ktorý vám ušetrí mnoho času. V polovici cieľa vždy zastavte a ubezpečte sa, že ste na správnej ceste. Ak sa vám konečný cieľ zdá príliš náročný či priveľmi dlhý, rozmeňte ho na drobné, aby sa vám plnil ľahšie.
3. Stretnutie s klientom, kolegom či dobrým známym môže zabrať až 35 % času pri manažérovi stredne veľkej spoločnosti, pri veľkých je to až 60 %. Snažte sa obmedziť vysedávanie na mítingoch len na vážne rozhovory, ktoré nemožno vybaviť e-mailom, príp. telefonicky.
Dnes sú technológie mimoriadne efektívne – okrem preposielania správ môžeme zdieľať dokumenty či usporadúvať videokonferencie. Šetrite svoj čas a využite tieto vymoženosti. Vaša produktivita pôjde nahor!
4. Písanie sa stalo mimoriadne dôležitým prvkom dnešnej doby, nakoľko e-maily či správy prostredníctvom sociálnych sietí čoraz viac nahrádzajú klasické telefonovanie. Ako zvýšiť produktivitu v tejto oblasti? Píšte krátke správy, využívajte slovné skratky (uistite sa, že druhá strana vie čo píšete) a v prípade, že ide o dlhý hustý text, sa druhej strane snažte poslať len výstižné zhrnutie.
5. Najlepším spôsobom, ako získať náskok v nasledujúcom pracovnom dni, je začať už v noci predtým. Niekoľko minút pred spaním venujte plánovaniu ďalšieho dňa. Prejdite si, čo v danom dni potrebujete vybaviť, s kým sa stretnúť, čo si musíte na jednanie pripraviť či vziať a na čo nezabudnúť. V nasledujúcom dni tak získate výrazný náskok!
6. Ako už hovorí známy motivačný rečník Brian Tracy, najprv zjedzte žabu! Presne o tom to je. Pre čo najlepší time-manažment musíte najprv “zjesť” úlohy, ktoré sú pre vás najnepríjemnejšie a do ktorých sa vám najviac nechce! Je to omnoho efektívnejšie, ako tento problém kopať pred sebou a odsúvať ho.
7. Posledná rada pre zvýšenie produktivity znie – naučte sa povedať NIE! Váš kalendár je nabitý úlohami, ktoré musíte do stanoveného termínu stihnúť, no niekto vám zavolá a žiada, aby ste sa zúčastnili určitej udalosti. Jediné, čo v tej chvíli musíte spraviť, je zhlboka sa nadýchnuť a prehodnotiť, či dané stretnutie alebo aktivita spadá do vašich priorít. Ak zistíte že NIE, vaša odpoveď pre druhú stranu musí znieť NIE!
